Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это компьютерный алгоритм, с помощью которого заверяется целостность и юридическая принадлежность (конкретному автору или владельцу) разных электронных документов (форм, файлов).

Для доступа в личный кабинет налогоплательщика владельцы бизнеса должны иметь усиленную квалифицированная электронную подпись (КЭП).

Определение КЭП

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – это один из атрибутов электронного документа. Подпись требуется для подтверждения подлинности документации и ее принадлежности определенному автору. Разновидности КЭП, правила ее выдачи и использования регламентированы ФЗ № 63 «Об электронной подписи» от 06 апреля 2011 года.

Применение электронной подписи доступно для частных лиц, индивидуальных предпринимателей и организаций. Наличие КЭП существенно упрощает документооборот и процедуру получения многих услуг.

Назначение КЭП

• КЭП необходима организациям и предпринимателям, которые по закону обязаны использовать онлайн-кассы. Без электронной подписи невозможно зарегистрировать ККТ в налоговом органе и оформить договор с компанией-оператором фискальных данных (ОФД);
• КЭП необходима организациям и предпринимателям, для возможности сдачи отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. 

Так, например, документы в электронном виде обязаны сдавать:

• плательщики НДС;
• компании, численность сотрудников которых превышает 100 человек;
• фирмы с численностью персонала более 25 человек, когда речь идет об отчетности в ПФР и ФСС.

Кроме того, КЭП необходима:

• акционерным обществам для раскрытия сведений в Едином реестре (ЕФРСФДЮЛ);
• государственным и муниципальным организациям для осуществления закупок;
• компаниям, занимающимся производством и реализацией алкоголя через интернет (декларации подписываются КЭП);
• для обмена официальными письмами и документами в электронном виде.

• для участия в электронных торгах. 

С помощью электронной подписи можно получить доступ к информационным государственным системам и пользоваться услугами удаленно.

Виды электронных подписей

Существует три вида электронной подписи:

• Простая электронная подпись (ПЭП).
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

ПЭП – практически незащищенная разновидность. Это может быть логин и пароль или код, который формируется системой или задается самим пользователем. ПЭП применяется большинством людей при работе в системах, где требуется авторизация посредством созданного пароля или кода, присланного в СМС.

НЭП – формируется способом криптографического преобразования в удостоверяющем центре. Неквалифицированная подпись применяется для документооборота между частными лицами, внутри фирмы или с внешними контрагентами.

КЭП – максимально защищенная разновидность. С точки зрения законодательства только КЭП приравнивается к собственноручной подписи автора документа без необходимости оформления дополнительных документов. Наличие КЭП позволяет владельцу пользоваться всеми возможностями электронного документооборота.

Программное обеспечение для функционирования КЭП проходит сертификацию ФСБ. Проверочный ключ и данные владельца содержатся в сертификате, который можно получить только в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию в Минкомсвязи.

Для оформления КЭП необходимо выполнить ряд последовательных шагов :

1. Обратиться в удостоверяющий центр. Это организация, одобренная минкомсвязи, которая имеет право выдавать электронные подписи. Свяжитесь с ними через сайт или посетите офис.
2. Вам пришлют информацию, которая нужна для получения подписи: анкету заявления, перечень документов и их образцы. Также выставят счет на оплату. Если обращаетесь через сайт, вам ответят через 1–3 часа.
3. Оплатить счет 
4. Заполнить анкету заявления, !!!поставить подпись и для ООО-печать.
5. Собрать копии требуемых документов (на этом этапе вам не нужны оригиналы) :

Для физ.лиц:

• паспорт;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования заявителя (СНИЛС);
• заполненную и подписанную анкету заявления.

Для юр.лиц или ИП :

• все, что для физлица;
• учредительные документы;
• свидетельство о государственной регистрации юридических лиц;
• ИНН заявителя;
• заполненную и подписанную (!с печатью организации) анкету заявления.

4. После того, как вы оплатили счет и отправили копии документов, удостоверяющий центр все проверяет. Рассмотрение занимает 1–3 дня. Если с документами все в порядке, вас пригласят забрать свою подпись.

5. Вы приносите в удостоверяющий центр оригиналы документов или заверенные копии.

6. Вам выдают флешку (рутокен), на которую установлен ключ, сертификат и программа для создания подписи (не обязательно).